HRIS

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resources Information System ( SISDM /   HRIS )

            HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi

informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

5. Perencanaan Karir (Career Planning)

Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)

Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7. Separation Management

Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8. Personnel Administration and HRIS

Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :

1. Employee Database Management

Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.

2. Performance Management

3. Recruitment Database Integrated System

Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara"fleksible" mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.

4. Competency Based Integrated System

5. Talent Management Integrated System

Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented).

6. Compensation & Benefit Management System

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:

• Timely (tepat waktu)
• Accurate (akurat)
• Concise (ringkas)
• Relevant (relevan)
• Complete (lengkap)

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4. Subsistem Tunjangan

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelapor Lingkungan

Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.